Un PMS hotelero (property management system, o sistema de gestión hotelera) es el software con el que un hotel organiza su día. Guarda todas las reservas, muestra qué habitaciones están libres y cuáles están limpias, registra las entradas y salidas, lleva la cuenta de cada huésped y cierra las cifras del día cada noche. Si su equipo trabaja con una agenda de papel, una hoja de cálculo y una calculadora, un PMS junta las tres cosas en un solo lugar: una reserva hecha a mediodía ya está en la cuenta, en la lista de limpieza y en el informe de la mañana.
Esta guía explica qué hace un PMS, qué partes tiene, en qué se diferencian los sistemas en la nube de los instalados en el propio hotel, qué necesita un alojamiento pequeño y cómo elegir uno. Las capturas son de LobbyMind, nuestro propio PMS, con un alojamiento de demostración.
Qué hace un PMS hotelero en un día
Si sigue un día en un hotel de 20 habitaciones, verá casi todo el sistema.
- Mañana. La recepción abre el panel del día: quién llega, quién se va, quién se queda y qué habitaciones están listas. Se cobran las salidas y sus habitaciones pasan a la lista de limpieza.
- Mediodía. Un huésped reserva una habitación para la semana próxima. El PMS comprueba que hay una habitación de ese tipo libre todas las noches de la estancia, aplica el precio correcto y bloquea la habitación para que nadie más la venda.
- Tarde. Llegan los huéspedes y hacen el check-in. Sus datos pasan a la estancia, la habitación se marca como ocupada y se abre el folio (la cuenta del huésped) para los cargos.
- Noche temprana. La cena y un artículo del minibar se cargan al folio. Entra una reserva tardía de una agencia de viajes online y aparece en el calendario sin que nadie la teclee.
- Madrugada. La auditoría nocturna carga los cargos de habitación de la noche, comprueba que las cifras cuadran, marca como no show a quienes nunca llegaron y pasa el hotel a la siguiente fecha comercial.
Sin un PMS, cada uno de estos pasos ocurre en un sitio distinto, y entre ellos se pierden dinero y reservas.
Los módulos de un PMS hotelero
Todo PMS reparte el trabajo en módulos. Los nombres cambian de un proveedor a otro, pero las tareas son las mismas.
| Módulo | Qué hace | En LobbyMind |
|---|---|---|
| Reservas y calendario | Toma reservas, comprueba la disponibilidad noche a noche y muestra cada habitación en un planning | Reservas |
| Recepción | Llegadas, salidas, check-in, check-out y asignación de habitación | Recepción |
| Tarifas | Planes tarifarios, temporadas, precios por día de la semana y restricciones | Tarifas |
| Folios y facturas | Cargos, pagos, impuestos y facturas de cada estancia | Folios |
| Auditoría nocturna | Carga los cargos de habitación, revisa el día y avanza la fecha comercial | Folios |
| Limpieza | Estado de la habitación de sucia a inspeccionada, listas de limpieza y mantenimiento | Limpieza |
| Informes | Ocupación, tarifa media diaria (ADR), RevPAR, informes de caja e impuestos | La pantalla de Informes |
| Aplicación para huéspedes | Check-in online, peticiones y mensajes desde el móvil del huésped | Aplicación para huéspedes |
El calendario de reservas, que muchos llaman planning o cuadrante de habitaciones, es la pantalla en la que vive la mayoría de los equipos. Cada fila es una habitación y cada columna una noche, así que de un vistazo se ven los huecos, las estancias largas y las llegadas que aún necesitan habitación.
El folio es donde está el dinero. Cada cargo y cada pago de una estancia es una línea, y el saldo es lo que el huésped debe al salir. Puede leer más en nuestra entrada sobre el folio hotelero.
En la nube o instalado en el hotel
Un PMS instalado en el hotel (on-premise) funciona en un ordenador del propio alojamiento. Un PMS en la nube funciona en los servidores del proveedor y su equipo lo abre en un navegador. La mayoría de los sistemas que se venden hoy a alojamientos pequeños son en la nube.
| PMS en la nube | PMS instalado en el hotel | |
|---|---|---|
| Dónde funciona | En los servidores del proveedor, abierto en un navegador | En un servidor o PC del alojamiento |
| Coste inicial | Ninguno; una cuota mensual | Una licencia, un servidor y la instalación |
| Actualizaciones | El proveedor las entrega a todos | Usted las instala, a menudo de pago |
| Trabajo fuera del mostrador | Cualquier móvil, tableta u ordenador con navegador | Normalmente solo en la red del alojamiento |
| Copias de seguridad | Tarea del proveedor | Tarea suya |
| Sin internet | Acceso limitado o nulo, según el sistema | Sigue funcionando en la red local |
La disyuntiva es control frente a mantenimiento. Instalado en el hotel, usted tiene la máquina y los datos en casa, y también las copias de seguridad, las actualizaciones y el equipo. La nube le quita ese trabajo y depende de su línea de internet. Si su conexión se cae a menudo, pregunte a cada proveedor qué sigue funcionando sin conexión. En LobbyMind, el personal de limpieza y de turno puede seguir trabajando en sus móviles sin conexión, y los cambios se sincronizan al volver la conexión.
Qué necesita un alojamiento pequeño
Una casa de huéspedes de 8 habitaciones y un hotel de 40 no necesitan todo lo que compra una cadena de 400. Para un alojamiento pequeño importan sobre todo estas cosas:
- Un calendario para todos los canales. Reservas directas, por teléfono y de agencias de viajes online en un mismo planning, para no vender nunca dos veces una habitación. Vea qué pasa cuando ocurre en overbooking.
- Un folio por estancia, con los impuestos resueltos. Cargos, pagos e impuestos locales calculados por línea, y una factura que el huésped pueda entender.
- Estado de las habitaciones en el móvil. Quien limpia actualiza el estado donde está, y la recepción lo ve al instante.
- Una auditoría nocturna de minutos. Debe cargar los cargos de habitación, señalar lo que no cuadra y dejarle cifras revisadas por la mañana.
- Precios simples. Un precio fijo por alojamiento o por habitación, sin contrato largo.
- Sus idiomas. Pantallas del personal y mensajes a huéspedes en los idiomas de su equipo y de sus clientes.
Un equipo pequeño rara vez tiene un informático, así que la puesta en marcha debe poder hacerla el propietario en una tarde, con una forma de traer las reservas existentes. Si deja otro sistema, lea cómo funciona el cambio a LobbyMind.
Cómo se conecta un PMS con otros sistemas
El PMS es el centro del software del hotel, y tres conexiones importan a la mayoría de los alojamientos.
Channel manager. Un channel manager envía sus precios y habitaciones libres a agencias de viajes online como Booking.com, Expedia, Airbnb y Agoda, y trae sus reservas al PMS. Sin él, cada reserva de una OTA se teclea a mano y cada cambio de precio se hace en cada web. LobbyMind se conecta a un channel manager desde su tienda de aplicaciones. Para saber qué es una OTA y cuánto cuesta, vea OTA.
Contabilidad. El PMS conoce cada cargo, pago e impuesto. Su contable necesita esas cifras en los libros. Una conexión con el software de contabilidad envía facturas, pagos y gastos, y nadie copia totales de una pantalla a otra. LobbyMind los envía a QuickBooks Online y Zoho Books, como se explica en la página de contabilidad.
Aplicación para huéspedes. Los huéspedes pueden hacer el check-in, ver la información del alojamiento y pedir cosas desde su propio móvil, con un enlace o un código QR, sin instalar nada. Las peticiones llegan al personal que las atiende. Vea la aplicación para huéspedes.
Cómo elegir un PMS hotelero
- Anote su día. Haga una lista de las tareas de su equipo de la mañana a la noche y de cuáles llevan más tiempo hoy.
- Pruébelo con sus habitaciones. Pida una demostración o una prueba y configure sus tipos de habitación reales, sus tarifas y una semana de reservas. Una demostración con el hotel de otro esconde las carencias.
- Compruebe las conexiones. ¿Llega a sus OTA mediante un channel manager? ¿Envía las cifras a su software de contabilidad? ¿Cobra pagos en su país?
- Compruebe impuestos y facturas. Los impuestos, las normas de facturación y los informes oficiales de su país deben salir bien sin arreglos manuales.
- Pregunte por sus datos. ¿Puede exportar sus reservas y huéspedes si se va? ¿Puede importar desde el sistema que usa ahora?
- Compare el precio completo. Sume la cuota mensual, los cargos por habitación, complementos como un motor de reservas y las comisiones de pago.
- Mire la auditoría nocturna. Pida al proveedor que ejecute una delante de usted. Muestra cómo trata el sistema el dinero.
Para revisar sus propias cifras antes de comparar sistemas, pruebe la calculadora RevPAR. Cuando quiera ver LobbyMind pensando en su alojamiento, compare los planes y precios o reserve una demostración.