什么是酒店PMS系统？PMS（property management system，酒店管理系统）是酒店用来运转一整天的软件。它记录每一笔预订，显示哪些房间空着、哪些已打扫，办理入住和退房，保存每位客人的账单，并在每晚结出当天的数据。如果你的团队现在靠纸质预订本、一张表格和一台计算器工作，PMS 就是把这三样放到一处：中午接到的预订，已经出现在账单、客房清洁清单和第二天早上的报表里。
本文讲 PMS 每天做什么、由哪些部分组成、云端系统和本地部署系统有什么不同、小型酒店需要什么，以及怎样选择。文中截图来自 LobbyMind，也就是我们自己的 PMS，数据是一家演示酒店的。
酒店PMS系统一天做什么
跟着一家 20 间客房的酒店过一天，你就能看到系统的大部分功能。
- 早晨。 前台打开当天的看板：谁到店，谁离店，谁在住，哪些房间已经备好。离店客人结账，他们的房间进入清洁清单。
- 中午。 一位客人预订下周的房间。PMS 检查该房型在入住的每一晚是否有空房，套用正确的价格，并把房间留住，别人就不能再卖。
- 下午。 客人陆续入住。客人信息记在这次住宿上，房间标为已入住，客账（客人的实时账单）开始记录消费。
- 傍晚。 晚餐和一份小酒吧消费记入客账。一笔来自在线旅游平台的晚间预订出现在日历上，不需要任何人录入。
- 夜里。 夜审入记当晚的房费，核对各项数据是否吻合，把没来的客人标为 No Show，并让酒店进入下一个营业日。
没有 PMS，这些步骤分散在不同的地方，漏掉的钱和丢失的预订，往往就出在步骤之间的空隙里。
酒店PMS的功能模块
每个 PMS 都把工作分成若干模块。各家厂商叫法不同，做的事是一样的。
| 模块 | 做什么 | 在 LobbyMind 中 |
|---|---|---|
| 预订与日历 | 接受预订，逐晚检查可售房，在房态图上显示每个房间 | 预订 |
| 前台 | 到店、离店、办理入住和退房、分配房间 | 前台 |
| 房价 | 房价方案、季节、按星期设置的价格、限制条件 | 房价 |
| 客账与发票 | 每次住宿的消费、付款、税费和发票 | 客账 |
| 夜审 | 入记房费，核对当天数据，推进营业日 | 客账 |
| 客房清洁 | 从脏房到已查房的房态，清洁清单，维修 | 客房清洁 |
| 报表 | 入住率、ADR、RevPAR、收银和税务报表 | 报表页面 |
| 客人应用 | 客人在手机上在线入住、提出需求、收发消息 | 客人应用 |
预订日历，常被称为房态图，是大多数团队待得最久的屏幕。每一行是一个房间，每一列是一晚，空档、长住和还没分到房间的到店客人一眼就能看出来。
客账记录的是钱。一次住宿的每笔消费和每笔付款都是账上的一行，余额就是客人退房时要付的钱。详见我们的词条酒店客账。
云端PMS还是本地部署
本地部署的 PMS 运行在酒店里的一台电脑上。云端 PMS 运行在厂商的服务器上，团队用浏览器打开。如今卖给小型酒店的系统大多是云端系统。
| 云端 PMS | 本地部署 PMS | |
|---|---|---|
| 运行位置 | 厂商的服务器，用浏览器打开 | 酒店里的服务器或电脑 |
| 前期成本 | 无，按月付费 | 软件许可、服务器和安装费用 |
| 更新 | 厂商统一发布给所有客户 | 自己安装，常常要另外付费 |
| 离开前台办公 | 任何带浏览器的手机、平板或笔记本 | 通常只能在酒店内网使用 |
| 备份 | 厂商负责 | 自己负责 |
| 断网时 | 视系统而定，功能受限或无法使用 | 在本地网络内继续运行 |
取舍在于掌控和维护。本地部署让机器和数据留在店里，同时也留下备份、更新和硬件这些事。云端免去了这些工作，但依赖你的网络线路。如果你的网络常常断，先问清每家厂商断网后还能做什么。在 LobbyMind 中，客房清洁和当班员工可以在手机上离线继续工作，网络恢复后更改会自动同步。
小型酒店需要什么
8 间房的民宿和 40 间房的酒店，用不着 400 间房的连锁酒店买的那一整套。对小型酒店，下面这些最重要：
- 所有渠道共用一个日历。 直销、电话预订和在线旅游平台的订单放在同一张图上，房间就不会被卖两次。卖两次会怎样，见酒店超售。
- 每次住宿一份客账，税费自动算好。 消费、付款和当地税费逐行计算，并生成客人看得懂的发票。
- 手机上的房态。 打扫房间的人在现场更新房态，前台立刻看到。
- 几分钟就能完成的夜审。 它应该入记房费，标出对不上的地方，让你第二天早上拿到核对过的数据。
- 简单的定价。 按酒店或按房间收固定价格，不签长期合同。
- 你的语言。 员工界面和客人消息使用你的团队和客人说的语言。
小团队很少有专职 IT 人员，所以设置应该能让老板一个下午完成，并且能导入已有的预订。如果你要从别的系统迁移，请看迁移到 LobbyMind是怎么做的。
PMS与其他系统怎样连接
PMS 是酒店软件的中心，大多数酒店最看重三种连接。
渠道管理系统。 渠道管理系统把你的价格和空房数发送给 Booking.com、Expedia、Airbnb、Agoda 这样的在线旅游平台，再把它们的订单带回 PMS。没有它，每笔 OTA 订单都要手工录入，每次调价都要到各个网站上逐个修改。LobbyMind 从应用商店连接渠道管理系统。OTA 是什么、要花多少钱，见在线旅游平台OTA。
财务软件。 PMS 知道每一笔消费、付款和税费，你的会计需要把这些数据记进账簿。连接财务软件后，发票、付款和费用会自动传过去，没有人需要把合计数从一个屏幕抄到另一个屏幕。LobbyMind 把它们发送到 QuickBooks Online 和 Zoho Books，详见财务对接页面。
客人应用。 客人可以用自己的手机，通过链接或二维码办理入住、查看酒店信息和提出需求，不用安装应用。需求会直接送到负责处理的员工手里。见客人应用。
怎样选择酒店PMS系统
- 写下你的一天。 列出团队从早到晚做的工作，以及现在哪几项最费时间。
- 用你自己的房间测试。 申请演示或试用，把你真实的房型、房价和一周的预订设进去。用别人酒店做的演示，会把缺陷藏起来。
- 检查连接。 它能通过渠道管理系统连到你的 OTA 吗？能把数据发送到你的财务软件吗？能在你所在的国家收款吗？
- 检查税费和发票。 你所在国家的税费、发票规则和法定报表必须不用手工修改就能正确输出。
- 问清你的数据。 如果你离开，能导出预订和客人资料吗？能从你现在用的系统导入吗？
- 比较总价。 把月费、按房间收的费用、预订引擎这类附加项和支付手续费都算上。
- 看夜审。 请厂商当面跑一次夜审。它能看出系统怎样对待钱。
在比较系统之前，想核对自己的数据，可以试试 RevPAR计算器。准备好带着你的酒店来看 LobbyMind 时，请比较套餐与价格，或预约演示。