Ein Hotel-PMS (Property-Management-System) ist die Software, mit der ein Hotel seinen Tag organisiert. Es kennt jede Reservierung, zeigt, welche Zimmer frei und welche sauber sind, checkt Gäste ein und aus, führt die Rechnung jedes Gastes und schließt jede Nacht die Tageszahlen ab. Wenn Ihr Team heute mit Papierkalender, Tabelle und Taschenrechner arbeitet, bringt ein PMS diese drei an einen Ort: Eine Buchung von zwölf Uhr mittags steht dann schon auf der Rechnung, auf der Housekeeping-Liste und im Bericht vom nächsten Morgen.
Dieser Ratgeber beantwortet die Frage, was ein Hotel-PMS ist: was es tut, aus welchen Teilen es besteht, wie sich Cloud- und lokale Systeme unterscheiden, was ein kleines Haus braucht und wie Sie ein System auswählen. Die Screenshots stammen aus LobbyMind, unserem eigenen PMS, in einem Demo-Haus.
Was ein Hotel-PMS an einem Tag leistet
Wenn Sie einen Tag in einem Hotel mit 20 Zimmern verfolgen, sehen Sie fast das ganze System.
- Morgens. Die Rezeption öffnet die Tagesübersicht: Wer reist an, wer reist ab, wer bleibt, welche Zimmer sind bereit. Abreisen werden abgerechnet, ihre Zimmer kommen auf die Reinigungsliste.
- Mittags. Ein Gast bucht ein Zimmer für nächste Woche. Das PMS prüft, ob ein Zimmer dieser Kategorie in jeder Nacht des Aufenthalts frei ist, setzt den richtigen Preis an und hält das Zimmer, damit es niemand sonst verkaufen kann.
- Nachmittags. Anreisende checken ein. Die Daten des Gastes kommen auf den Aufenthalt, das Zimmer wird als belegt markiert, und das Folio (die laufende Rechnung des Gastes) wird für Buchungen geöffnet.
- Abends. Abendessen und ein Minibar-Artikel werden auf das Folio gebucht. Eine späte Buchung kommt über ein Online-Reisebüro und landet im Belegungsplan, ohne dass jemand sie eintippt.
- Nachts. Der Nachtabschluss bucht die Zimmerpreise der Nacht, prüft, ob die Zahlen stimmen, markiert nicht erschienene Gäste als No-Shows und setzt das Hotel auf das nächste Geschäftsdatum.
Ohne PMS passiert jeder dieser Schritte an einer anderen Stelle, und in den Lücken dazwischen gehen Geld und Buchungen verloren.
Die Module eines Hotel-PMS
Jedes PMS teilt die Arbeit in Module auf. Die Namen unterscheiden sich je nach Anbieter, die Aufgaben sind dieselben.
| Modul | Was es tut | In LobbyMind |
|---|---|---|
| Reservierungen und Belegungsplan | Nimmt Buchungen an, prüft die Verfügbarkeit Nacht für Nacht, zeigt jedes Zimmer im Belegungsplan | Reservierungen |
| Rezeption | Anreisen, Abreisen, Check-in und Check-out, Zimmerzuweisung | Rezeption |
| Preise | Ratenpläne, Saisons, Preise nach Wochentag, Einschränkungen | Preise |
| Folios und Rechnungen | Leistungen, Zahlungen, Steuern und Rechnungen je Aufenthalt | Folios |
| Nachtabschluss | Bucht Zimmerpreise, prüft den Tag, setzt das Geschäftsdatum weiter | Folios |
| Housekeeping | Zimmerstatus von schmutzig bis kontrolliert, Reinigungslisten, Wartung | Housekeeping |
| Berichte | Auslastung, ADR, RevPAR, Kassen- und Steuerberichte | Der Bildschirm Berichte |
| Gäste-App | Online-Check-in, Wünsche und Nachrichten vom Handy des Gastes | Gäste-App |
Der Belegungsplan, in der Branche oft Tape Chart genannt, ist der Bildschirm, an dem die meisten Teams den Tag verbringen. Jede Zeile ist ein Zimmer, jede Spalte eine Nacht. So sehen Sie auf einen Blick Lücken, lange Aufenthalte und Anreisen, die noch ein Zimmer brauchen.
Im Folio liegt das Geld. Jede Leistung und jede Zahlung eines Aufenthalts ist dort eine Zeile, und der Saldo ist der Betrag, den der Gast bei der Abreise schuldet. Mehr dazu lesen Sie im Eintrag zum Folio im Hotel.
Cloud oder lokal
Ein lokales PMS läuft auf einem Rechner im Hotel. Ein Cloud-PMS läuft auf den Servern des Anbieters, und Ihr Team öffnet es im Webbrowser. Die meisten Systeme, die heute an kleine Häuser verkauft werden, sind Cloud-Systeme.
| Cloud-PMS | Lokales PMS | |
|---|---|---|
| Wo es läuft | Auf den Servern des Anbieters, im Browser geöffnet | Auf einem Server oder PC im Haus |
| Anfangskosten | Keine, eine monatliche Gebühr | Eine Lizenz, ein Server und die Installation |
| Updates | Der Anbieter liefert sie für alle | Sie installieren sie selbst, oft gegen Gebühr |
| Arbeiten abseits des Schreibtischs | Jedes Handy, Tablet oder jeder Laptop mit Browser | Meist nur im Netzwerk des Hauses |
| Datensicherung | Aufgabe des Anbieters | Ihre Aufgabe |
| Ohne Internet | Eingeschränkter oder kein Zugriff, je nach System | Läuft im lokalen Netz weiter |
Es geht um Kontrolle gegen Pflegeaufwand. Ein lokales System gibt Ihnen den Rechner und die Daten vor Ort, und Sie behalten Datensicherung, Updates und Hardware. Die Cloud nimmt Ihnen diese Arbeit ab und hängt von Ihrer Internetleitung ab. Wenn Ihre Verbindung oft ausfällt, fragen Sie jeden Anbieter, was offline noch funktioniert. In LobbyMind können Housekeeping und Schichtpersonal auf dem Handy offline weiterarbeiten, und die Änderungen werden abgeglichen, sobald die Verbindung zurück ist.
Was ein kleines Haus braucht
Eine Pension mit 8 Zimmern und ein Hotel mit 40 Zimmern brauchen nicht alles, was eine Kette mit 400 Zimmern einkauft. Für ein kleines Haus zählen vor allem diese Punkte:
- Ein Belegungsplan für alle Kanäle. Direktbuchungen, Telefonbuchungen und Online-Reisebüros in einer Übersicht, damit ein Zimmer nie doppelt verkauft wird. Was dann passiert, steht unter Overbooking.
- Ein Folio je Aufenthalt, Steuern inklusive. Leistungen, Zahlungen und die örtlichen Steuern je Zeile berechnet, dazu eine Rechnung, die der Gast lesen kann.
- Zimmerstatus auf dem Handy. Wer die Zimmer reinigt, aktualisiert den Status dort, wo er steht, und die Rezeption sieht ihn sofort.
- Ein Nachtabschluss, der Minuten dauert. Er sollte die Zimmerpreise buchen, Unstimmigkeiten melden und Ihnen am Morgen geprüfte Zahlen hinterlassen.
- Einfache Preise. Ein fester Preis je Haus oder je Zimmer, ohne lange Vertragsbindung.
- Ihre Sprachen. Bildschirme für das Personal und Nachrichten an Gäste in den Sprachen, die Ihr Team und Ihre Gäste sprechen.
Ein kleines Team hat selten eine IT-Abteilung. Die Einrichtung sollte der Inhaber an einem Nachmittag schaffen, mit einer Möglichkeit, bestehende Buchungen zu übernehmen. Wenn Sie ein anderes System ablösen, lesen Sie, wie der Wechsel zu LobbyMind abläuft.
Wie ein PMS mit anderen Systemen verbunden ist
Ein PMS ist die Mitte der Hotelsoftware, und für die meisten Häuser sind drei Verbindungen wichtig.
Channel Manager. Ein Channel Manager schickt Ihre Preise und freien Zimmer an Online-Reisebüros wie Booking.com, Expedia, Airbnb und Agoda und bringt deren Buchungen zurück ins PMS. Ohne ihn wird jede OTA-Buchung von Hand eingetippt, und jede Preisänderung muss auf jeder Seite einzeln erfolgen. LobbyMind verbindet sich über den App Store mit einem Channel Manager. Was ein Online-Reisebüro ist und was es kostet, lesen Sie unter OTA.
Buchhaltung. Das PMS kennt jede Leistung, jede Zahlung und jede Steuer. Ihr Steuerberater braucht diese Zahlen in der Buchhaltung. Eine Verbindung zur Buchhaltungssoftware überträgt Rechnungen, Zahlungen und Ausgaben, damit niemand Summen von einem Bildschirm auf den anderen abschreibt. LobbyMind sendet sie an QuickBooks Online und Zoho Books, wie auf der Seite Buchhaltung beschrieben.
Gäste-App. Gäste können über einen Link oder einen QR-Code auf ihrem eigenen Handy einchecken, Hausinformationen ansehen und Wünsche äußern, ohne eine App zu installieren. Die Wünsche landen bei den Mitarbeitenden, die sie bearbeiten. Siehe Gäste-App.
So wählen Sie ein Hotel-PMS aus
- Schreiben Sie Ihren Tag auf. Listen Sie die Aufgaben Ihres Teams von morgens bis abends auf, und welche heute die meiste Zeit kosten.
- Testen Sie es mit Ihren eigenen Zimmern. Verlangen Sie eine Demo oder einen Test, und legen Sie Ihre echten Zimmerkategorien, Preise und eine Woche Buchungen an. Eine Demo mit dem Hotel eines anderen verbirgt die Lücken.
- Prüfen Sie die Verbindungen. Erreicht es Ihre OTAs über einen Channel Manager? Sendet es Zahlen an Ihre Buchhaltungssoftware? Nimmt es Zahlungen in Ihrem Land an?
- Prüfen Sie Steuern und Rechnungen. Die Steuern, Rechnungsregeln und gesetzlichen Berichte Ihres Landes müssen ohne Handarbeit stimmen.
- Fragen Sie nach Ihren Daten. Können Sie Reservierungen und Gäste exportieren, wenn Sie wechseln? Kann es Daten aus Ihrem heutigen System importieren?
- Vergleichen Sie den vollen Preis. Zählen Sie die monatliche Gebühr, Gebühren je Zimmer, Zusatzmodule wie eine Buchungsmaschine und Zahlungsgebühren zusammen.
- Sehen Sie sich den Nachtabschluss an. Lassen Sie den Anbieter einen vor Ihren Augen durchführen. Er zeigt, wie das System mit Geld umgeht.
Um Ihre eigenen Zahlen zu prüfen, bevor Sie Systeme vergleichen, nutzen Sie den RevPAR-Rechner. Wenn Sie LobbyMind für Ihr Haus ansehen möchten, vergleichen Sie die Tarife und Preise oder buchen Sie eine Demo.