Ein Folio im Hotel ist die laufende Rechnung eines Aufenthalts. Jede Leistung und jede Zahlung ist eine Zeile darauf, und der Saldo ist der Betrag, den der Gast oder wer sonst für den Aufenthalt zahlt, bei der Abreise schuldet. Im Hotel spricht man auch vom Gästekonto.
Was auf ein Folio gebucht wird
- Zimmerpreise, einer je Nacht, meist vom Nachtabschluss gebucht.
- Extras: Mahlzeiten, Minibar, Wäscherei, Transfers, Aktivitäten.
- Steuern und Gebühren auf jeder Zeile, etwa Mehrwertsteuer, Serviceentgelt oder eine Ortstaxe.
- Zahlungen: Anzahlungen, Kartenzahlungen, Bargeld, Überweisungen.
- Korrekturen, gebucht als neue Zeilen, die falsche Zeilen umkehren, damit der Verlauf vollständig bleibt.
Rechenbeispiel
Ein Gast bleibt 3 Nächte zu je 100 und isst für 40 zu Abend. Bei der Buchung hat er 50 angezahlt.
| Zeile | Betrag |
|---|---|
| Zimmer, 3 Nächte | 300 |
| Abendessen | 40 |
| Anzahlung | −50 |
| Offener Saldo | 290 |
Steuern kämen nach den Steuerregeln des Hauses auf jede Zeile hinzu.
Geteilte Folios
Ein Aufenthalt kann mehr als ein Folio haben. Eine Firma zahlt vielleicht das Zimmer, während der Gast die Mahlzeiten zahlt, oder zwei Freunde teilen ein Zimmer und zahlen getrennt. Jedes Folio bekommt dann seine eigene Rechnung.
Warum es für ein kleines Haus wichtig ist
Im Folio wird Geld gewonnen oder verloren. Eine Leistung, die nie auf das Folio kommt, ist Umsatz, den Sie nicht einnehmen. Ein klares Folio beantwortet außerdem die Fragen des Gastes bei der Abreise und gibt Ihrem Steuerberater Zahlen, die stimmen.
In LobbyMind werden Leistungen, Zahlungen und Steuern sofort auf das Folio gebucht, ein Aufenthalt kann mehrere Folios haben, und Rechnungen gehen in der Sprache des Gastes hinaus.