ما هو نظام إدارة الفنادق؟ دليل بسيط للفنادق الصغيرة

نظام إدارة الفنادق (PMS، أي property management system) هو البرنامج الذي يدير الفندق يومه به. يحفظ كل حجز، ويُظهر الغرف الفارغة والنظيفة، ويسجّل وصول النزلاء ومغادرتهم، ويحتفظ بحساب كل نزيل، ويغلق أرقام اليوم كل ليلة. إذا كان فريقك يعمل بدفتر ورقي وجدول بيانات وآلة حاسبة، فالنظام يجمع هذه الثلاثة في مكان واحد. فالحجز الذي يُدخَل عند الظهر يكون في الفاتورة وفي قائمة التدبير الفندقي وفي تقرير الصباح.

يشرح هذا الدليل وظائف النظام وأجزاءه، والفرق بين النظام السحابي والنظام المحلي، وما يحتاجه الفندق الصغير، وكيف تختار نظامًا. لقطات الشاشة من LobbyMind، نظامنا، وهي على ممتلكات تجريبية.

ما يفعله نظام إدارة الفنادق في يوم واحد

تابع يومًا في فندق من 20 غرفة تر أغلب النظام.

1. الصباح. يفتح الاستقبال لوحة اليوم: من يصل ومن يغادر ومن يقيم، وأي الغرف جاهزة. تُسوّى حسابات المغادرين وتدخل غرفهم قائمة التنظيف.
2. الظهر. نزيل يحجز غرفة للأسبوع القادم. يتحقق النظام أن غرفة من هذا النوع فارغة في كل ليلة من الإقامة، ويطبّق السعر الصحيح، ويحجز الغرفة فلا يبيعها أحد غيره.
3. بعد الظهر. يسجّل الواصلون وصولهم. تُحفظ بيانات النزيل على الإقامة، وتُعلَّم الغرفة مشغولة، ويُفتح الفوليو (حساب النزيل الجاري) لتسجيل الرسوم.
4. المساء. يُسجَّل العشاء وصنف من الميني بار على الفوليو. يصل حجز متأخر من وكالة سفر عبر الإنترنت ويظهر في التقويم دون أن يكتبه أحد.
5. الليل. التدقيق الليلي يسجّل رسوم غرف الليلة، ويتحقق أن الأرقام متطابقة، ويعلّم من لم يصل بأنه no-show، وينقل الفندق إلى تاريخ العمل التالي.

بلا نظام، تحدث كل خطوة من هذه في مكان مختلف، وفي الفجوات بينها يضيع المال والحجوزات.

وحدات نظام إدارة الفنادق

يقسّم كل نظام العمل إلى وحدات. تختلف الأسماء بين الشركات لكن الوظائف واحدة.

التقويم، ويسمى أيضًا tape chart، هو الشاشة التي يعيش فيها معظم الفرق. كل صف غرفة وكل عمود ليلة، فترى الفجوات والإقامات الطويلة والوصولات التي لم تُخصَّص لها غرفة بنظرة واحدة.

الفوليو هو مكان المال. كل رسم وكل دفعة على الإقامة سطر فيه، والرصيد هو ما يدين به النزيل عند المغادرة. اقرأ المزيد في مدخلنا عن فاتورة النزيل (الفوليو).

نظام سحابي أم نظام محلي

النظام المحلي (on-premise) يعمل على جهاز في الفندق. والنظام السحابي يعمل على خوادم الشركة المزودة، ويفتحه فريقك في المتصفح. أغلب الأنظمة التي تُباع للفنادق الصغيرة اليوم سحابية.

المقايضة بين التحكم والصيانة. النظام المحلي يعطيك الجهاز والبيانات في موقعك، ويترك عليك النسخ الاحتياطية والتحديثات والعتاد. السحابي يزيل هذا العمل ويعتمد على خط الإنترنت. إذا كان اتصالك ينقطع كثيرًا، اسأل كل شركة عمّا يبقى يعمل دون اتصال. في LobbyMind يستطيع التدبير الفندقي وموظفو المناوبة مواصلة العمل على هواتفهم دون اتصال، وتتزامن التغييرات عند عودته.

ما يحتاجه الفندق الصغير

بيت ضيافة من 8 غرف وفندق من 40 غرفة لا يحتاجان كل ما تشتريه سلسلة من 400 غرفة. للفندق الصغير هذه أهم:

• تقويم واحد لكل القنوات. الحجوزات المباشرة وحجوزات الهاتف ووكالات السفر عبر الإنترنت على جدول واحد، فلا تُباع الغرفة مرتين. راجع الحجز الزائد لترى ما يحدث إذا بيعت.
• فوليو لكل إقامة، والضرائب محسوبة عنك. رسوم ومدفوعات وضرائب محلية تُحسب لكل سطر، وفاتورة يقرؤها النزيل.
• حالة الغرفة على الهاتف. من ينظّف الغرف يحدّث الحالة وهو واقف عندها، ويراها الاستقبال فورًا.
• تدقيق ليلي يستغرق دقائق. يسجّل رسوم الغرف وينبّه إلى ما لا يتطابق، ويترك لك أرقامًا مراجَعة في الصباح.
• أسعار بسيطة. سعر ثابت لكل منشأة أو لكل غرفة، دون عقد طويل.
• لغاتك. شاشات الموظفين ورسائل النزلاء باللغات التي يتحدث بها فريقك ونزلاؤك.

نادرًا ما يكون في فريق صغير مختص تقنية، لذا يجب أن يتمكن المالك من الإعداد في بعد ظهر واحد، مع طريقة لاستيراد الحجوزات الحالية. إذا كنت تغادر نظامًا آخر، فاقرأ كيف يتم الانتقال إلى LobbyMind.

كيف يتصل النظام بالأنظمة الأخرى

النظام مركز برمجيات الفندق، وثلاثة اتصالات تهم معظم الفنادق.

مدير القنوات. مدير القنوات يرسل أسعارك وغرفك الفارغة إلى وكالات السفر عبر الإنترنت مثل Booking.com وExpedia وAirbnb وAgoda، ويعيد حجوزاتها إلى النظام. بدونه يُدخَل كل حجز من الوكالات يدويًا ويُغيَّر كل سعر في كل موقع. يتصل LobbyMind بـمدير القنوات من متجر التطبيقات. وللتعرف على الوكالة وتكلفتها، راجع وكالات السفر عبر الإنترنت OTA.

المحاسبة. النظام يعرف كل رسم ودفعة وضريبة، ومحاسبك يحتاج هذه الأرقام في الدفاتر. الاتصال ببرنامج المحاسبة يرسل الفواتير والمدفوعات والمصروفات، فلا ينسخ أحد المجاميع من شاشة إلى أخرى. يرسلها LobbyMind إلى QuickBooks Online وZoho Books، كما في صفحة المحاسبة.

تطبيق النزيل. يستطيع النزلاء تسجيل الوصول ومعرفة معلومات المنشأة وطلب ما يحتاجونه من هواتفهم، عبر رابط أو رمز QR، دون تثبيت تطبيق. تصل الطلبات إلى الموظفين المسؤولين عنها. راجع تطبيق النزيل.

كيف تختار نظام إدارة فنادق

1. اكتب يومك. عدّد المهام التي يؤديها فريقك من الصباح إلى الليل، وأيها يستغرق أطول وقت اليوم.
2. جرّبه بغرفك أنت. اطلب عرضًا أو تجربة، وأدخل أنواع غرفك وأسعارك الحقيقية وأسبوعًا من الحجوزات. العرض بفندق شخص آخر يخفي النواقص.
3. افحص الاتصالات. هل يصل إلى وكالاتك عبر مدير قنوات؟ هل يرسل الأرقام إلى برنامج محاسبتك؟ هل يقبل المدفوعات في بلدك؟
4. افحص الضرائب والفواتير. يجب أن تخرج ضرائب بلدك وقواعد الفواتير والتقارير النظامية صحيحة دون تصحيح يدوي.
5. اسأل عن بياناتك. هل تستطيع تصدير حجوزاتك ونزلائك إن غادرت؟ وهل يستورد من نظامك الحالي؟
6. قارن السعر الكامل. احسب الاشتراك الشهري ورسوم كل غرفة والإضافات مثل محرك الحجز ورسوم الدفع.
7. انظر إلى التدقيق الليلي. اطلب من الشركة تشغيل واحد أمامك. يُظهر كيف يعامل النظام المال.

لتفحص أرقامك قبل أن تقارن الأنظمة، جرّب حاسبة RevPAR. وحين تريد رؤية LobbyMind على منشأتك، قارن الخطط والأسعار أو احجز عرضًا.