Фолио в отеле это текущий счёт проживания. Каждое начисление и каждый платёж это строка в нём, а остаток это то, что гость или тот, кто платит за проживание, должен при выезде. В отелях его также называют счётом гостя или гостевой книгой счетов (guest ledger).
Что входит в фолио
- Начисления за номер, по одному на ночь, обычно их проводит ночной аудит.
- Дополнительные услуги: питание, минибар, прачечная, трансферы, экскурсии.
- Налоги и сборы по каждой строке, например НДС, сервисный сбор или городской налог.
- Платежи: предоплаты, оплата картой, наличные, переводы.
- Исправления, которые проводятся новыми строками, сторнирующими ошибочные, чтобы история оставалась полной.
Пример расчёта
Гость проживает 3 ночи по 100 за ночь и ужинает на 40. При бронировании он внёс предоплату 50.
| Строка | Сумма |
|---|---|
| Номер, 3 ночи | 300 |
| Ужин | 40 |
| Внесена предоплата | −50 |
| Остаток к оплате | 290 |
Налоги добавятся к каждой строке по налоговым правилам объекта.
Раздельные фолио
У одного проживания может быть больше одного фолио. Компания может платить за номер, а гость за питание, или двое друзей делят номер и платят отдельно. Тогда на каждое фолио выставляется свой счёт.
Почему это важно для небольшого отеля
Фолио это место, где деньги выигрывают или теряют. Начисление, которое не попало в фолио, это выручка, которую вы не получите. Понятное фолио также отвечает на вопросы гостя при выезде и даёт бухгалтеру цифры, которые сходятся.
В LobbyMind начисления, платежи и налоги попадают в фолио по мере появления, у одного проживания может быть несколько фолио, а счета выставляются на языке гостя.