Le folio d'un hôtel est la note en cours d'un séjour. Chaque consommation et chaque paiement y forme une ligne, et le solde est ce que le client, ou celui qui paie le séjour, doit au départ. Les hôtels l'appellent aussi note du client ou compte client.
Ce qu'on porte sur un folio
- Les nuitées, une par nuit, en général portées par l'audit de nuit.
- Les extras : repas, minibar, blanchisserie, transferts, activités.
- Les taxes et frais sur chaque ligne, comme la TVA, le service ou une taxe de séjour.
- Les paiements : acomptes, cartes, espèces, virements.
- Les corrections, portées en nouvelles lignes qui annulent les mauvaises, pour que l'historique reste complet.
Exemple chiffré
Un client séjourne 3 nuits à 100 la nuit et dîne pour 40. Il a versé 50 d'acompte à la réservation.
| Ligne | Montant |
|---|---|
| Chambre, 3 nuits | 300 |
| Dîner | 40 |
| Acompte versé | −50 |
| Solde dû | 290 |
Les taxes s'ajouteraient à chaque ligne selon les règles fiscales de l'établissement.
Folios séparés
Un séjour peut avoir plusieurs folios. Une entreprise peut payer la chambre pendant que le client paie ses repas, ou deux amis peuvent partager une chambre et payer séparément. Chaque folio reçoit alors sa propre facture.
Pourquoi c'est important pour un petit établissement
Le folio est l'endroit où l'on gagne ou perd de l'argent. Une consommation qui n'arrive jamais sur le folio est un revenu que vous n'encaissez pas. Un folio clair répond aussi aux questions du client au départ et donne à votre comptable des chiffres qui concordent.
Dans LobbyMind, consommations, paiements et taxes sont portés sur le folio au fil de l'eau, un séjour peut avoir plusieurs folios, et les factures partent dans la langue du client.