Un document de travail, pas des conditions juridiques définitives
Ces documents sont en cours de préparation pour LobbyMind. Ils ne sont pas encore en vigueur. Les coordonnées de l’exploitant, les exigences légales applicables et les conditions commerciales indiquées ci-dessous doivent encore être confirmées avant publication.
Champ d’application de cette notice
LobbyMind est le nom d’exploitant utilisé dans ce projet. Cette notice couvre notre site marketing et les demandes de démonstration. Elle explique également comment notre rôle diffère lorsqu’un hôtel, une maison d’hôtes, un complexe hôtelier ou un groupe hôtelier utilise le service pour ses propres clients et salariés.
L’identité juridique complète de l’exploitant, son adresse postale et le contact chargé de la confidentialité doivent être confirmés avant l’entrée en vigueur de cette notice. La propre notice de confidentialité d’un établissement reste pertinente pour sa relation avec vous.
Notre rôle et celui de votre établissement
Pour les demandes reçues sur le site, LobbyMind détermine leur traitement. Pour les informations relatives aux clients et aux salariés saisies par un établissement client, celui-ci décide généralement des finalités d’utilisation, et LobbyMind les traite selon ses instructions.
Les responsabilités exactes du responsable du traitement et du sous-traitant doivent être consignées dans les contrats de service et de traitement des données applicables. Si votre question concerne un séjour, une réservation ou une demande client, contactez d’abord l’établissement.
Informations d’une demande de démonstration
Le formulaire demande votre nom, votre adresse e-mail et le nom de votre établissement. Le pays, le nombre de chambres et le message sont facultatifs. Nous enregistrons également la langue de la demande, la page d’origine, l’adresse IP et les informations user-agent du navigateur lors de l’envoi.
Veuillez fournir des coordonnées professionnelles et uniquement les informations nécessaires pour discuter de votre établissement. N’incluez pas de dossiers clients, de données de carte bancaire, de pièces d’identité ou d’autres informations sensibles dans le message.
Finalités et bases légales
Nous conservons votre demande de démonstration, avertissons notre équipe commerciale par e-mail et envoyons un accusé de réception à l’adresse fournie. Ces informations nous aident à répondre à la demande et à comprendre les besoins de l’établissement.
Le service de démonstration vérifie les envois et enregistre un nombre limité d’événements liés à la création des demandes et à la prévention des abus. Les bases légales restent à examiner : les mesures précontractuelles demandées, les intérêts légitimes liés au traitement des demandes professionnelles et à la protection du service, ou le consentement lorsqu’il est requis peuvent être pertinents. La notice définitive devra préciser la base de chaque finalité et les intérêts légitimes invoqués. Une demande de démonstration ne vaut pas ici accord à des communications marketing sans rapport.
Préférences de langue et d’apparence
Lorsque vous choisissez une langue du site, le cookie hotelpms.locale mémorise ce choix pendant un an. L’entrée hotelpms-theme dans le stockage local de votre navigateur mémorise votre préférence d’apparence claire, sombre ou selon le système.
Vous pouvez modifier ces préférences avec les commandes du site ou les supprimer dans les paramètres de votre navigateur. Le stockage local demeure jusqu’à sa modification ou son effacement. La notice définitive devra décrire tout stockage ou suivi supplémentaire introduit dans le service déployé ; ce projet ne fait pas de déclaration générale sur tous les environnements du produit.
Les demandes de démonstration sont accessibles à l’équipe qui les traite. Lorsque des prestataires hébergent le service, acheminent les e-mails ou soutiennent les opérations, la notice définitive et les accords applicables doivent préciser les destinataires ou catégories concernés et leurs responsabilités.
Si un établissement utilise les fonctions facultatives du copilote, ses requêtes et le contexte autorisé de ses dossiers peuvent être envoyés à un fournisseur d’IA configuré. Cela est distinct de l’envoi d’une demande de démonstration sur le site. La notice définitive et les accords doivent confirmer les fournisseurs, les conditions de traitement et les autorisations éventuellement requises ; ce projet ne promet pas que toutes ces informations soient anonymes.
Traitement international
Les lieux de stockage ou d’accès aux informations dépendent des accords confirmés d’hébergement et de prestation. Ce projet ne promet pas que toutes les informations restent dans un pays donné.
Avant la publication de la notice définitive, LobbyMind doit documenter les lieux concernés et, lorsque cela est requis, les garanties encadrant les transferts internationaux ainsi que les moyens d’obtenir des informations à leur sujet.
Conservation et sécurité
Les durées de conservation doivent être fixées selon la finalité des informations, l’état de la relation client, les obligations de conservation applicables et les besoins de règlement des litiges. Les durées précises pour les demandes, comptes, sauvegardes et journaux opérationnels restent à confirmer.
Les responsabilités de sécurité et les modalités d’accès doivent être documentées pour le service déployé et le contrat client. Ce projet ne promet ni certification, ni délai fixe de suppression, ni absence de risque pour un service internet.
Vos droits et vos choix
Selon la loi applicable, vous pouvez disposer de droits d’accès ou de rectification, de suppression, de limitation ou d’opposition au traitement, d’obtention d’une copie portable, ou de retrait du consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci. Ces droits peuvent être soumis à des conditions et exceptions.
Pour les informations sous la responsabilité d’un établissement, adressez-lui votre demande. Pour les informations du site et des démonstrations traitées par LobbyMind, la notice définitive doit fournir un contact de confidentialité vérifié et expliquer le traitement des demandes. Vous pouvez également avoir le droit de saisir l’autorité de protection des données compétente.
Contact et mises à jour futures
Le contact chargé de la confidentialité et l’adresse de l’exploitant ne sont pas encore approuvés pour publication. N’utilisez pas le formulaire de démonstration pour envoyer des pièces d’identité ou des informations sensibles à l’appui d’une demande relative à la confidentialité.
Cette page devra comporter un moyen de contact confirmé, des précisions complètes sur les traitements et une date d’entrée en vigueur avant de devenir une politique publiée. Les modifications importantes de la politique définitive seront communiquées par un canal approprié.